Come completare la tua “to-do list” mentre sei impegnato in riunione?

Ogni mattina ti siedi alla scrivania e appunti in cima alla lista degli obiettivi della giornata gli impegni più importanti.

Sistematicamente, però, ti tocca riscontrare a fine giornata sempre la solita storia: non sei riuscito a dar seguito a tutti gli impegni che ti eri prefissato a causa dell’elevato numero di ore trascorse in riunioni e il tempo rimasto tra un meeting e l’altro non è bastato a completare le tue attività.

Il risultato? La costante ricerca del momento perfetto per sedersi alla scrivania e completare senza interruzioni i compiti prefissati. Ma le riunioni sono numerose e continua ad interferire con la possibilità di completare la tua to do list.

Rispettare le dead line risulta sempre più difficile e faticoso del previsto e ogni volta si cerca di ripromettersi che l’organizzazione sarà migliore e che riunioni e meeting improvvisi non ti distrarranno dagli obiettivi contrassegnati come priorità.

Questo circolo vizioso rappresentato dalla capacità di identificare correttamente le priorità ma, al tempo stesso, non riuscire a gestirle adeguatamente a causa dell’eccessivo tempo trascorso in riunione, può essere incredibilmente stressante.

C’è però una buona notizia: esiste un approccio più sostenibile e meno stressante per gestire i progetti.

In primis è importante aver bene in mente l’idea che non esiste un momento perfetto per sbrigare le priorità della to-do list. Un giorno privo di riunioni o di momenti dedicati ai meeting è spesso ciò che desideri, ma è altrettanto difficile che si concretizzi.

L’approccio migliore, infatti, è accettare la situazione e lavorare con la consapevolezza che le riunioni ci sono e non possono essere evitate.

Poi, per comprendere come lavorare su progetti grandi in periodi di tempo ridotti tra le diverse riunioni è importante suddividere le attività in parti più piccole.

Puoi utilizzare la tua checklist come guida per definire le attività incrementali da gestire quando hai a disposizione brevi pause da impegni di circa 30 minuti.

Ad esempio, se uno degli obiettivi della tua to-do list è preparare una presentazione, i mini task ad esso correlate potrebbero essere le seguenti:

• Estrapola i punti salienti che desideri inserire nella presentazione in relazione ogni obiettivi definiti dal responsabile del progetto
• Riguarda gli appunti dell’ultimo meeting inerente il tema
• Confrontati con il project manager dell’attività
• Definisci la struttura della presentazione
• Scrivi l’indice
• Crea grafici e diagrammi
• Inserisci fonti e citazioni
• Formatta correttamente il contenuto e rintraccia eventuali errori
• Invia la presentazione al responsabile per l’approvazione
• Fissa un meeting interno per discutere insieme la presentazione ed eventuali modifiche da apportare
• Effettua le correzioni
• Definisci l’agenda dell’incontro
• Distribuisci l’ordine del giorno prima della riunione

Se riesci a completare anche solo una o due delle attività elencate ogni volta, stai comunque facendo dei passi avanti verso il completamento del progetto. Inoltre, quando tornerai alla tua scrivania dopo svariati impegni, saprai esattamente dove sei arrivato, cosa manca e quali sono le prossime attività da gestire.

Un’altra strategia efficace è quella di proteggere alcuni intervalli di tempo da dedicare esclusivamente al progetto che desideri portar a termine. Ciò va fatto in modo sistematico e ricorrente.

Per farlo ti basta fissare sul calendario un appuntamento quotidiano di 1 o 2 ore indicato come generico “impegno” e da trasformare nel tempo da dedicare al completamento della tua to-do list.