Come dedicare meno tempo ogni giorno a leggere le e-mail?

Secondo una recente ricerca di McKinsey, mediamente un professionista, a prescindere dal settore di appartenenza, trascorre il 28% della giornata lavorativa leggendo le mail e fornendo le relative risposte.

L’approccio dei professionisti alla gestione della propria casella di posta è sostanzialmente duplice. C’è chi cerca di mantenere, compulsivamente e con attenzione, la casella di posta in arrivo costantemente priva di messaggi da leggere. Dall’altra parte, con un approccio totalmente contrario, ci sono coloro che hanno deciso di rinunciare alla possibilità di una gestione efficace e tempestiva della posta in ingresso. Le nuove mail entrano nelle caselle di posta di questi professionisti e lì giacciono per lungo tempo senza essere lette.

Tra questi due approcci estremi, vi è una terza possibilità che sta prendendo sempre maggiormente piede: semplicemente controllare le e-mail con una frequenza inferiore.

Mediamente, il tempo trascorso ogni giorno a leggere e-mail ammonta circa a 2,6 ore. Com’è possibile diminuire questo lasso di tempo senza avere ripercussioni negative a livello di efficacia lavorativa?

Ecco le tre ragioni all’origini di questa perdita di tempo.

1) Controllare eccessivamente la casella di posta in entrata genera uno spreco di circa 21 minuti al giorno.

In media, i professionisti controllano la casella di posta 15 volte al giorno, circa ogni 37 minuti. Questo atteggiamento è assolutamente eccessivo: la maggior parte delle risposte possono essere date anche dopo un periodo temporale più ampio. Statisticamente, circa l’11% dei clienti e l’8% dei collaboratori si aspettano un tempo di risposta all’e-mail inferiore all’ora. Oltre il 40% delle persone, però, si attendono una risposta alle proprie richieste via mail in circa un’ora.

Se ogni professionista controllasse la propria casella mail ogni ora, anziché ogni 37 minuti, eliminerebbe circa sei controlli mail ogni giorno.

2) Non archiviare i messaggi mail genera uno spreco di circa 27 minuti ogni giorno.

Le funzionalità di ricerca dei principali software per la gestione delle e-mail hanno un’efficacia elevata. Nonostante ciò, la mancata archiviazione delle mail lette in apposite cartelle, comporta una costante rilettura degli stessi messaggi mentre si effettua la ricerca.

In media, i professionisti hanno più di 200 e-mail nella loro casella di posta in arrivo e ne ricevono 120 nuove ogni giorno, ma rispondono solo al 25% di esse. Senza un piano di archiviazione adeguato e consapevole, le mail presente nella casella in ingresso continuano ad accumularsi.

3) Leggere e analizzare e-mail non rilevanti genera uno spreco di tempo di circa 8 minuti al giorno.

Secondo le statistiche, il 62% di tutte le e-mail ricevute non sono importanti e possono essere lette e analizzate tutte insieme. Ma anche l’analisi massiva delle e-mail da leggere richiede tempo.

Secondo la media, il 20% degli utenti apre e legge le newsletter ricevute, dedicando circa 15-20 secondi ad ognuna di esse, sprecando circa cinque minuti al giorno.

La semplice azione di cancellazione di una e-mail ricevuta richiesta circa 3,2 secondi, per ulteriori 3 minuti in media al giorno. Questi dati forniscono una motivazione importanza alla disiscrizione da newsletter che non risultano interessanti e desiderate.

È importante rivedere le nostre abitudini e non dare per scontati i nostri atteggiamenti: le statistiche dimostrano che è possibile ridurre il tempo dedicato alla gestione delle e-mail ricevute al fine di ottimizzare il tempo dedicato alla vita lavorativa.