Inviare una mail o un messaggio, chiamare o parlare di persona? Ecco cosa scegliere a seconda dell’occasione.

Sembra una scelta facile, ma la verità è che spesso gran parte delle persone fa la scelta sbagliata.

Grazie alla tecnologia, abbiamo di fronte a noi una vasta scelta di strumenti per comunicare, sia in ufficio che fuori da esso. Ma proprio qui sta la sfida: sappiamo scegliere lo strumento giusto per comunicare a seconda del contesto, del destinatario e dell’occasione?

Decidi di inviare un messaggio mail a qualcuno quando, invece, utilizzando il telefono avresti sprecato meno tempo e saresti stato sicuro del fatto che il tuo tono non sarebbe stato frainteso. Invii un messaggio al tuo nuovo capo quando sarebbe stato meglio inviare un’e-mail per evitare di sembrare poco professionale.

Di seguito, abbiamo preparato una carrellata dei più diffusi canali di comunicazione, dei relativi modi di utilizzo e delle situazioni assolutamente da evitare. Certo, alcune di queste regole sono abbastanza intuitive, ma man mano che proliferano sempre nuovi atteggiamenti in ambito lavorativo sull’utilizzo degli strumenti di comunicazione, un piccolo aggiornamento non guasta mai.

Faccia a faccia

Parlare faccia a faccia con qualcuno è quasi sempre la scelta migliore. Ogni altro metodo di comunicazione, infatti, mira a riprodurre lo scambio vis a vis. Ogni volta che è possibile, cerca di creare la possibilità di uno scambio faccia a faccia.

Le riunioni di gruppo sono grandiose, ma dal momento che sono più pubbliche, non sono necessariamente un buon momento per porre domande delicate al tuo capo o ad un tuo collega per una decisione importante. Prova invece a chiedere una riunione personale per affrontare il tema in modo attento e mirato.

Email

L'invio di e-mail è un protocollo abbastanza standard, ma anche qui esistono consigli interessanti per affinare le tue capacità.

La bellezza dell'e-mail è che puoi esprimere pienamente i tuoi pensieri su una questione importante. Puoi fare qualsiasi cosa, proporre un'idea al tuo capo, ringraziare qualcuno per aver ospitato un evento, invitare qualcuno a diventare tuo cliente.

La sfida nella creazione di e-mail efficaci è strutturarle in modo chiaro e persuasivo, altrimenti nessuno si preoccuperà di leggerle. Spezza le frasi più lunghe in frasi più brevi: cerca di scrivere come parli, utilizzando un tono amichevole e rilassato.

Messaggi

L'invio di SMS al lavoro sta diventando sempre più popolare, ma richiede una particolare attenzione e capacità per essere utilizzato in modo appropriato.

Si tratta di uno strumento che permette una comunicazione veloce con i tuoi colleghi e titolari per avvisarli con informazioni brevi e semplici. L’invio di messaggi è sempre più ampio e accettato in ambito business, anche dai clienti. Alcuni studi, infatti, affermano che i potenziali clienti che ricevono messaggi di testo hanno il doppio delle probabilità di convertire da lead e trasformarsi in clienti effettivi.

 

Chiamate

Le chiamate telefoniche possono essere efficac a seconda della situazione. Se hai una relazione stretta, puoi chiamare direttamente quella specifica persona. Ma se non conosci bene quella persona, non contattarla sul numero di telefono personale. Contattare una persona sul numero sul numero di telefono di business ti permette un maggiore grado di libertà. Il possessore di una linea business, infatti, riesca a gestire meglio lo stacco tra lavoro e vita privata e quando decide di non rispondere probabilmente avrà il telefono lontano: il rischio di disturbarlo durante un momento privato è decisamente inferiore.