Le retrospettive: il nuovo approccio ai team meeting nella Silicon Valley

Quando si porta avanti un progetto una delle prerogative per giungere al successo è avere un team forte ed unito che sappia collaborare in totale autonomia. Molto spesso questo non accade a causa di fattori legati all’incompatibilità tra vari elementi o alla mancanza di fiducia che può sorgere nel momento in cui ci si trova sotto pressione.
I team meeting, vale a dire le riunioni con il team, dovrebbero servire proprio a mettere in evidenza eventuali problemi per risolverli al meglio. Tuttavia gli argomenti principali trattati all’interno delle riunioni sono generalmente legati alla pianificazione degli obiettivi, ai risultati ottenuti fino a quel momento e a ciò che è necessario raggiungere, argomenti che lasciano poco spazio a queste questioni.
Un’alternativa è costituita dalle retrospettive un metodo di approccio che sta letteralmente spopolando nella Silicon Valley.

Cosa sono

Come il termine stesso suggerisce le retrospettive sono incontri del team incentrati non tanto su quelli che saranno gli obiettivi ed i progressi futuri, ma su quanto fatto in passato. Nel corso di questa specifica riunione infatti ci si concentra esclusivamente su quelli che sono gli errori, i blocchi e le difficoltà che hanno accompagnato fino a quel momento in modo tale da evitare che, in futuro, questi elementi possano ripresentarsi.
Tenere incontri di questo genere in maniera regolare può aiutare tantissimo ad analizzare quelle che sono le dinamiche che regolano determinati processi in modo tale da creare un ambiente di lavoro più coeso e affiatato. Tutti sono aperti al feedback collettivo e agiscono per andare a rafforzare quelli che sono i punti deboli dell’azienda.
Volendo fare un esempio pratico, un ottimo momento per fare una retrospettiva potrebbe essere il comportamento sbagliato di un componente del team nei confronti degli altri e, al fine di evitare che ne parlino e “spettegolino” tra di loro, si potrebbe organizzare una riunione di questo tipo nella quale ognuno esponga i propri dissapori.

Come agire

Le retrospettive sono riunioni all’interno delle quali non bisogna parlare di numeri, obiettivi e futuro ma analizzare situazioni che non vanno come dovrebbero all’interno del team. Proprio per questo ciò che bisogna chiedere alla propria squadra è quali siano i problemi e cosa eventualmente non stia andando nel modo giusto. Un’ottima strategia è quella di servirsi anche di una persona neutrale che non sia emotivamente e lavorativamente coinvolta con la squadra in modo da avere un parere imparziale.
In ogni caso per eseguire delle riunioni di qualità è bene seguire 4 punti fondamentali:

• Esporre il tema della riunione: La prima cosa da fare è esporre a tutta la squadra i motivi per i quali ci si è riuniti spiegando loro quali saranno i temi trattati e soprattutto sottolineando che ognuno di loro avrà la possibilità di fornire un feedback che sarà prezioso per la risoluzione del problema.
• Dare tempo: Dopo aver esposto la questione è bene lasciare un po’ di tempo al proprio team per riflettere su cosa non è andato bene e su quali potrebbero essere le cause di tali problemi.
• Prendersi un’ora: A questo punto è sufficiente suddividere 60 minuti in modo tale da avere 15 minuti per discutere di cosa non è andato, 15 per comprendere quali punti migliorare, 15 per proporre nuove idee e 15 per comprendere cosa fare di concreto già dalla prossima settimana.
• Assicurarsi che ognuno abbia qualcosa da fare: Prima di chiudere la retrospettiva è bene assicurarsi che ognuno abbia degli incarichi o dei lavori (non più di 3) da portare a termine.